Die elektronische Rechnung ist im deutschen Geschäftsverkehr keine Zukunftsmusik mehr, sondern gelebte Realität – und der nächste große Stichtag rückt näher: Zum 31. Dezember 2026 endet die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung von Papier- und PDF-Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen viele Unternehmen verpflichtend echte E-Rechnungen versenden. Wer sich jetzt noch nicht mit dem Thema beschäftigt hat, sollte die kommenden Monate nutzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Regeln bereits gelten, welche Fristen anstehen und wie Sie sich rechtssicher vorbereiten.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.

Ganz wichtig: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Auch eine eingescannte Papierrechnung erfüllt die Anforderungen nicht. In Deutschland haben sich vor allem zwei Formate etabliert:

• XRechnung: ein rein strukturierter XML-Datensatz, der vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet ist.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein hybrides Format, das ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten XML-Strukturdaten kombiniert. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen allerdings nicht.

Papierrechnungen und einfache PDFs gelten seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnungen“ – mit den unten beschriebenen Übergangsregelungen.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen zwei inländischen Unternehmern (B2B). Voraussetzung ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Nicht betroffen sind insbesondere:

• Rechnungen an private Endverbraucher (B2C),
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweise,
• bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG).

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Aber Achtung: Auch Kleinunternehmer und Vermieter, die umsatzsteuerpflichtig an Unternehmer vermieten, müssen E-Rechnungen empfangen können.

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat die Einführung gestaffelt. So sieht der Fahrplan aus:

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle. Jedes inländische Unternehmen – vom Konzern bis zum Einzelunternehmer und Vermieter mit Umsatzsteuerpflicht – muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür genügt im Zweifel ein E-Mail-Postfach. Der Rechnungsaussteller benötigt keine Zustimmung des Empfängers mehr, um eine E-Rechnung zu versenden.

Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für die Ausstellung. Für bis dahin ausgeführte Umsätze dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Andere elektronische Formate (z. B. einfaches PDF per E-Mail) sind mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls noch zulässig.

Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für größere Unternehmen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 bei Papier oder PDF bleiben. Auch Rechnungen per EDI-Verfahren sind mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 möglich.

Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für alle. Dann müssen sämtliche inländischen B2B-Umsätze mit einer E-Rechnung abgerechnet werden.

Was sagt die Finanzverwaltung?

Das Bundesfinanzministerium hat die Einzelheiten in zwei Anwendungsschreiben geregelt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, ergänzt durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Wichtige Klarstellungen daraus:

• Eine per E-Mail übermittelte XML-Datei erfüllt die Anforderungen; ein spezielles Übertragungsportal ist nicht vorgeschrieben.
• Bei Verträgen über Dauerleistungen (z. B. Mietverträge mit Umsatzsteuerausweis) kann es ausreichen, einmalig eine E-Rechnung auszustellen, der der Vertrag als Anhang beigefügt wird – solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
• Enthält eine Rechnung fehlerhafte oder unvollständige Pflichtangaben, ist sie zu berichtigen; die Berichtigung muss ebenfalls im strukturierten Format erfolgen.
• Der Vorsteuerabzug setzt bei E-Rechnungspflicht grundsätzlich den Besitz einer ordnungsgemäßen E-Rechnung voraus. Wer als Empfänger nur ein PDF erhält, obwohl eine E-Rechnung verpflichtend war, riskiert Diskussionen mit dem Finanzamt.

Aufbewahrung: 8 Jahre, und zwar maschinenlesbar

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form unveränderbar archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – und damit auch für Rechnungen – beträgt seit 2025 acht Jahre (zuvor zehn Jahre). Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht: Die XML-Daten selbst müssen über die gesamte Frist maschinell auswertbar bleiben.

Checkliste: Das sollten Sie bis Ende 2026 erledigen

1. Umsatzgrenze prüfen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann gilt die Ausstellungspflicht für Sie bereits ab dem 1. Januar 2027.
2. Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugen und einlesen? Viele gängige Lösungen (z. B. DATEV-Programme) sind bereits vorbereitet.
3. Empfangsweg festlegen: Richten Sie ein zentrales E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen ein und kommunizieren Sie es an Ihre Lieferanten.
4. Prozesse anpassen: Klären Sie, wer eingehende E-Rechnungen prüft, freigibt und archiviert. Eine medienbruchfreie Verarbeitung spart dauerhaft Zeit und Kosten.
5. Archivierung sicherstellen: Sorgen Sie für eine revisionssichere Aufbewahrung der strukturierten Daten über acht Jahre.
6. Mitarbeiter schulen: Buchhaltung und Vertrieb sollten die neuen Anforderungen kennen – auch, um fehlerhafte Eingangsrechnungen zu erkennen und zu reklamieren.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Darf ich meinen Kunden weiterhin zusätzlich ein PDF schicken?
Ja. Maßgeblich ist, dass die E-Rechnung im strukturierten Format ausgestellt und übermittelt wird. Eine zusätzliche Kopie zur Ansicht ist unschädlich.

Was passiert, wenn ich ab 2027 trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstelle?
Die Rechnung ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Das kann beim Empfänger den Vorsteuerabzug gefährden und zu Konflikten mit Geschäftspartnern führen; im Einzelfall kann ein Verstoß gegen die Rechnungsausstellungspflichten zudem als Ordnungswidrigkeit gewertet werden.

Ich bin Vermieter und vermiete umsatzsteuerpflichtig an einen Gewerbetreibenden – betrifft mich das?
Ja. Auch umsatzsteuerpflichtige Vermietungsleistungen zwischen Unternehmern fallen unter die E-Rechnungspflicht. Für bestehende Mietverhältnisse kann eine einmalige E-Rechnung mit dem Vertrag als Anhang genügen.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Bei grenzüberschreitenden Umsätzen gelten die bisherigen Regeln – die EU plant allerdings mit dem Projekt „VAT in the Digital Age“ (ViDA) künftig eigene Digitalisierungsvorgaben für den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr.

Fazit

Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann – sie ist schon da. Empfangen können müssen Sie sie bereits heute, und je nach Umsatzgröße müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 oder spätestens ab dem 1. Januar 2028 selbst E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen, die die Umstellung frühzeitig angehen, profitieren doppelt: Sie vermeiden Risiken beim Vorsteuerabzug und beschleunigen ihre eigenen Abläufe in der Buchhaltung. Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Lösung und der Umstellung Ihrer Prozesse.

Dieser Beitrag wurde mit großer Sorgfalt erstellt (Rechtsstand: Juni 2026), ersetzt jedoch keine individuelle steuerliche Beratung. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Einschätzung sprechen Sie uns gerne persönlich an.